Reverse brief: jak AI w minutę analizuje dokumenty za Ciebie

Koniec z toną nieprzeczytanych dokumentów

Otwierasz długi raport, skomplikowaną umowę lub oficjalny komunikat i od razu czujesz przytłoczenie? Brakuje czasu na dokładną lekturę, a zwykłe podsumowanie generowane przez sztuczną inteligencję pozostawia niedosyt i obawę, że coś ważnego umknęło. Problemem nie jest samo przeczytanie tekstu, lecz wyłuskanie z niego tego, co naprawdę ma znaczenie dla Ciebie.

Żyjemy w powodzi dokumentów: umowy, PDF-y, pisma urzędowe, regulaminy pracy, komunikaty spółdzielni, aktualizacje polis i niezliczone maile. Mimo najlepszych chęci, gdy czas nagli, dokładna analiza każdego z nich staje się wyzwaniem. Dlatego autor artykułu opracował i codziennie stosuje technikę zwaną „reverse brief”. To specjalny prompt dla AI, który w kilka sekund zamienia gęsty, skomplikowany tekst na przejrzysty i gotowy do wykorzystania briefing.

Czym jest prompt „reverse brief”?

W większości przypadków użytkownicy proszą AI po prostu o „podsumowanie” dokumentu. To rozwiązanie działa na szybko, ale ma istotną wadę: modele językowe często pomijają wtedy kluczowe informacje, ograniczając się do ogólnikowego streszczenia.

Prompt „reverse brief” idzie o krok dalej. Zamiast skracać treść, nakazuje AI przetłumaczyć dokument na zrozumiały język i wyodrębnić konkretne, praktyczne elementy. Chodzi o to, by zidentyfikować cel dokumentu, wyjaśnić najważniejsze punkty (a nie tylko je wymienić), wskazać potencjalne ryzyka, terminy lub zobowiązania oraz sprecyzować kolejne kroki do wykonania. W efekcie otrzymujemy nie suchy skrót, lecz gotową do działania notatkę analityczną.

Można to porównać do sytuacji, w której osobiście tłumaczy Ci dokument prawnik, kierownik projektu lub asystent. Oczywiście, AI nie zastąpi specjalisty w krytycznych sprawach, ale stanowi doskonały punkt wyjścia do zrozumienia sytuacji. Poniżej znajduje się podstawowa wersja promptu, która działa w większości popularnych modeli, takich jak ChatGPT, Claude, Gemini czy Perplexity.

Stwórz reverse brief dla tego dokumentu. Wyjaśnij jego cel prostym językiem, wymień najważniejsze punkty, zidentyfikuj ewentualne ryzyka, terminy lub zobowiązania oraz podsumuj, jakie działania muszę podjąć.

Dlaczego to działa lepiej niż zwykłe podsumowanie?

Tradycyjne podsumowanie informuje Cię, co dokument mówi. Prompt „reverse brief” ujawnia, co dokument dla Ciebie oznacza. Ta subtelna różnica oszczędza czas i zapobiega kosztownym nieporozumieniom. Zamiast wielokrotnie wracać do tych samych akapitów, by zinterpretować intencje, od razu otrzymujesz listę priorytetów, kontekst, możliwe konsekwencje i klarowne następne kroki.

Autor przetestował tę metodę na różnych typach dokumentów, zarówno codziennych, jak i profesjonalnych. Szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku:

  • Dokumentów prawnych i finansowych: idealne przy zawieraniu ważnych umów, np. przy zakupie nieruchomości lub zmianie ubezpieczenia.
  • Papierów szkolnych i administracyjnych: pomocne w analizie dokumentów dotyczących dziecka, jak opinie poradni psychologiczno-pedagogicznej (PPP) czy zmiany w statucie szkoły.
  • Materiałów firmowych i HR-owych: ułatwia zrozumienie zmian w benefitach, zasadach pracy zdalnej lub materiałów onboardingu.
  • Dokumentacji medycznej: pomaga rozszyfrować skomplikowane opisy leczenia, zalecenia czy wyjaśnienia rozliczeń.

Krótko mówiąc, jeśli jakiś dokument wydaje się zbyt zawiły lub przytłaczający, ten prompt pomaga dotrzeć do sedna informacji, których naprawdę potrzebujesz.

Jak uzyskać najlepsze rezultaty?

Aby wyjściowa analiza była jeszcze bardziej precyzyjna i dostosowana do Twojego poziomu wiedzy, warto dodać do podstawowego promptu dodatkowe instrukcje. Autor artykułu zaleca następujące ulepszenia:

  • Uprość język: Dodaj zdanie: „Założenie: Nie znam się na terminologii prawniczej/technicznej”.
  • Żądaj wyjaśnień: Jeśli temat jest szczególnie złożony, poproś: „Wyjaśnij wszelkie potencjalnie niejasne punkty. W razie wątpliwości, rozwiń temat”.
  • Przygotuj się do rozmowy: Gdy analizujesz dokument przed spotkaniem, zapytaj: „Jakie pytania powinienem zadać na podstawie tej treści?”.

Przykład rozszerzonego, bardziej efektywnego promptu może wyglądać następująco:

Stwórz reverse brief dla tego dokumentu. Wyjaśnij jego cel prostym językiem, wymień najważniejsze punkty, zidentyfikuj ewentualne ryzyka, terminy lub zobowiązania oraz podsumuj, jakie działania muszę podjąć. Założenie: Nie znam się na żargonie prawnym ani technicznym. Na koniec zasugeruj listę pytań, które warto zadać podczas omawiania tego dokumentu.

Podsumowanie: Od informacji do działania

Sztuczna inteligencja oferuje wiele zastosowań, ale proste podsumowanie bywa niewystarczające. Potrzebujemy przede wszystkim klarowności. Prompt „reverse brief” został zaprojektowany właśnie po to, by przekształcać przytłaczające dokumenty w przejrzyste, konkretne decyzje, które można natychmiast wdrożyć. To narzędzie, które zmienia AI z maszyny do skracania tekstu w osobistego asystenta do analizy.

Źródło

Może Cię zainteresować