4 zadania finansowe, które ChatGPT wykonał za specjalistów

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z lawiną zadań finansowych, które pochłaniają czas i budżet. Szczególnie dotkliwe jest to dla małych firm i startupów, gdzie każda złotówka ma znaczenie. Część przedsiębiorców znalazła jednak sposób, by radykalnie obniżyć te koszty – wykorzystując sztuczną inteligencję do zastąpienia zewnętrznych specjalistów.

Rozmowy z profesjonalistami z trzech różnych branż ujawniły konkretne obszary, w których ChatGPT przejął obowiązki wcześniej zlecane ekspertom. Rezultaty? Niższe wydatki, sprawniejsze procesy i większa kontrola nad finansami firmy.

Tworzenie i analiza budżetów bez księgowego

Dennis Vong, założyciel firmy Inland Power Wash specjalizującej się w czyszczeniu powierzchni pod ciśnieniem, wcześniej co kwartał opłacał księgowego, który porządkował dane o wydatkach przedsiębiorstwa. Dziś wprowadza podstawowe informacje do ChatGPT i otrzymuje przejrzystą analizę, którą może odświeżać w dowolnym momencie.

„Wprowadzam dane o przychodach, kosztach materiałów i zmianach sezonowych, a ChatGPT daje mi czytelne zestawienie. To oszczędność setek dolarów rocznie i pełniejsza kontrola nad liczbami” – wyjaśnia Vong.

Cord Thomas, prezes firmy SkyRun zarządzającej wynajmem wakacyjnym, również przeniósł budżetowanie na AI. Jego zespół generuje budżety znacznie szybciej, modyfikuje je w oparciu o przepływy gotówki i analizuje różne scenariusze – włącznie z sytuacjami, gdy przychody niespodziewanie spadają.

Przykładowy prompt do analizy budżetu:

Jestem właścicielem małej firmy usługowej. Moje miesięczne przychody wynoszą około 25 000 zł, koszty materiałów to 8 000 zł, wynagrodzenia 10 000 zł, a pozostałe koszty operacyjne 4 000 zł. W miesiącach letnich przychody spadają o 30%. Przygotuj dla mnie miesięczny budżet z uwzględnieniem sezonowości i wskaż, ile powinienem odkładać na rezerwę w miesiącach lepszych, aby przetrwać gorsze okresy.

Ocena ryzyka biznesowego przed podjęciem decyzji

Zarówno Thomas, jak i Vong sięgają po ChatGPT, gdy potrzebują szybkiej oceny potencjalnych zagrożeń związanych z decyzjami biznesowymi.

Thomas konsultuje z AI istotne wybory inwestycyjne i kontraktowe. „Sztuczna inteligencja identyfikuje możliwe problemy, co wspiera nas w decyzjach dotyczących inwestycji i umów. Dzięki temu zespół może skupić się na strategii długoterminowej” – mówi.

Vong wykorzystuje AI do przewidywania ryzyka przed zakupem nowego sprzętu. Przed nabyciem kolejnej myjki ciśnieniowej lub systemu zbiorników wodnych wprowadza dane techniczne i finansowe do ChatGPT, otrzymując projekcję kosztów, trwałości i potrzeb konserwacyjnych – informacje, za które wcześniej płacił konsultantom.

„To uchroniło mnie przed pochopnymi zakupami i kosztownymi błędami” – dodaje Vong.

Przykładowy prompt do analizy ryzyka inwestycyjnego:

Rozważam zakup nowego urządzenia do mojej firmy za 45 000 zł. Według specyfikacji jego żywotność to 7 lat, roczne koszty konserwacji wyniosą około 3 000 zł, a urządzenie powinno zwiększyć moją wydajność o 25%, co przełoży się na dodatkowe 12 000 zł przychodów rocznie. Przeanalizuj tę inwestycję pod kątem ryzyka finansowego, okresu zwrotu i potencjalnych zagrożeń, które powinienem wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji.

Prognozowanie przepływów pieniężnych w trudnych okresach

Vong kiedyś płacił zewnętrznemu doradcy za pomoc w przewidywaniu sezonowych spadków aktywności. Teraz po prostu korzysta z ChatGPT, wprowadzając hipotetyczne scenariusze dotyczące liczby zleceń i kosztów w słabszych miesiącach.

„ChatGPT przedstawia przepływy gotówki w przejrzysty sposób i całkowicie zastąpił doradcę finansowego, do którego dzwoniłem w trudniejszych momentach” – wyjaśnia przedsiębiorca.

Ta funkcjonalność jest szczególnie cenna dla firm o zmiennej sezonowości, gdzie planowanie rezerw finansowych stanowi kluczowy element przetrwania gorszych okresów.

Przykładowy prompt do projekcji cash flow:

Prowadzę firmę budowlaną. W sezonach wiosennym i letnim realizuję średnio 15 projektów miesięcznie o wartości 8 000 zł każdy. W okresie jesienno-zimowym liczba projektów spada do 6 miesięcznie. Moje stałe koszty miesięczne to 35 000 zł niezależnie od sezonu. Stwórz dla mnie roczną prognozę przepływów pieniężnych z podziałem na miesiące i wskaż, ile gotówki powinienem mieć w rezerwie, aby bezpiecznie przejść przez słabsze miesiące.

Streszczanie raportów i wstępna analiza rynku

ChatGPT okazał się również nieoceniony w przekształcaniu skomplikowanych dokumentów finansowych w zwięzłe, zrozumiałe podsumowania.

Dla Thomasa AI konwertuje złożone raporty w prostsze zestawienia przeznaczone dla inwestorów, co przyspiesza proces decyzyjny i eliminuje koszty konsultantów. „Nasz zespół może koncentrować się na rozwoju biznesu zamiast na powtarzalnych, rutynowych zadaniach” – podkreśla.

Jon Morgan, współzałożyciel firmy doradczej Venture Smarter, początkowo eksperymentował z AI, testując, które zadania finansowe można zautomatyzować. Efekt? Obniżka kosztów o 30% i oszczędności liczone w tysiącach dolarów, które wcześniej wydawano na młodszych analityków.

„Używamy AI do przetwarzania kwartalnych raportów P&L oraz ogłoszeń o rundach finansowania konkurencji – zadań, które wcześniej kosztowały nas od 3 000 do 5 000 dolarów miesięcznie” – wyjaśnia Morgan.

Dodaje, że dobrze skonstruowany prompt potrafi przekształcić 20-stronicowy raport w pięć kluczowych wniosków w ciągu kilku minut, uwalniając strategów do pracy nad implikacjami wyższego rzędu.

Przykładowy prompt do streszczania raportu finansowego:

Przeanalizuj poniższy kwartalny raport finansowy mojej firmy [wklej dane lub główne sekcje raportu] i stwórz zwięzłe podsumowanie zawierające:
1. Pięć najważniejszych wniosków finansowych
2. Główne trendy w przychodach i kosztach
3. Potencjalne obszary ryzyka wymagające uwagi
4. Rekomendacje działań na następny kwartał
Podsumowanie powinno być napisane prostym językiem, zrozumiałym dla inwestorów bez specjalistycznej wiedzy finansowej.

Realne oszczędności i sprawniejsze procesy

Przekazując czasochłonne i męczące zadania ChatGPT, wszyscy trzej przedsiębiorcy nie tylko obniżyli wydatki, ale także usprawnili przepływ pracy w swoich firmach. Kluczem do sukcesu okazało się rozpoznanie, które zadania są na tyle powtarzalne i ustrukturyzowane, że można je skutecznie zautomatyzować za pomocą AI.

Warto jednak pamiętać, że ChatGPT najlepiej sprawdza się jako narzędzie wspomagające, a nie całkowity zamiennik ludzkiego osądu – szczególnie w przypadku strategicznych decyzji finansowych o dużej wadze. AI doskonale radzi sobie z analizą danych, generowaniem scenariuszy i przygotowywaniem wstępnych zestawień, ale finalne decyzje wciąż powinny uwzględniać szerszy kontekst biznesowy i doświadczenie właściciela firmy.

Dla polskich przedsiębiorców te przykłady pokazują konkretną ścieżkę do optymalizacji kosztów operacyjnych. Zamiast płacić zewnętrznym specjalistom za rutynowe analizy, warto rozważyć wykorzystanie narzędzi AI do pierwszego etapu pracy – a ekspertów angażować dopiero przy złożonych, niestandardowych wyzwaniach wymagających głębokiej wiedzy branżowej.