Czy AI naprawdę zastąpi project managerów?
Krążące w sieci nagłówki o zastąpieniu 99% project managerów przez sztuczną inteligencję mogą niepokoić. Jako osoba odpowiedzialna za koordynację dziesiątek elementów projektu, podchodziłem do tej wizji z dużym sceptycyzmem. Mój świat to arkusze kalkulacyjne, terminy i niekończące się maile. Pomysł, że chatbot mógłby to przejąć, brzmiał co najmniej ambitnie.
Z ciekawości postanowiłem to zweryfikować w praktyce. Przez tydzień używałem ChatGPT do realizacji moich standardowych zadań project managementowych – tworzenia briefów, planowania harmonogramów, śledzenia postępów. Rezultaty były zaskakujące.
Eksperyment: 7 zadań, 7 ocen
Przeprowadziliśmy prosty eksperyment obejmujący siedem typowych zadań project managera. Bez uprzedniego przygotowania, tylko ChatGPT i standardowe wyzwania projektowe.
Test 1: Przygotowanie briefu projektu
Brief projektowy to fundament każdej inicjatywy – dokument, który zapewnia wspólny kierunek działania dla wszystkich zaangażowanych. Tradycyjne przygotowanie takiego dokumentu zajmuje zwykle co najmniej godzinę.
Autor artykułu przetestował podejście polegające na poproszeniu ChatGPT o pomoc w przygotowaniu briefu poprzez zadawanie kluczowych pytań. Model AI okazał się doskonałym rozmówcą, pytając o cele strategiczne, interesariuszy, budżet i kluczowe rezultaty.
Jako project manager potrzebuję pomocy w przygotowaniu briefu projektowego. Proszę, zadaj mi kluczowe pytania, których potrzebujesz do stworzenia tego dokumentu.
Wynik: ChatGPT wygenerował czysty, strukturalny jednostronicowy dokument w kilka minut. Choć perfekcyjnie opanował strukturę, brakowało mu zrozumienia strategicznego kontekstu – „dlaczego ten projekt, dlaczego teraz”. Oceniono to jako doskonały punkt wyjścia, wymagający jednak ludzkiej oceny, aby nadać dokumentowi strategiczną głębię.
Test 2: Tworzenie harmonogramu projektu
Planowanie czasowe to często najbardziej złożona część zarządzania projektem, uwzględniająca zależności między zadaniami i dostępność zasobów.
Działaj jako planista projektowy. Stwórz sześciotygodniowy harmonogram uruchomienia platformy do oceny pracowników. Uwzględnij fazy, podział na zadania i kamienie milowe.
Wynik: ChatGPT wygenerował kompleksowy plan w sekundy, z logicznymi fazami (odkrywanie, rozwój, testowanie, wdrożenie) oraz sugerowanymi właścicielami zadań. Plan był na tyle czytelny, że można go było bezpośrednio przenieść do narzędzia śledzącego. Autor ocenił go jako niezwykle szybki, ale zbyt generyczny – brakowało uwzględnienia rzeczywistych obciążeń zespołu i specyfiki organizacji.
Test 3: Podsumowanie postępów projektu
Konsolidowanie informacji o postępach od różnych członków zespołu to typowo czasochłonne zadanie, często zajmujące nawet 30 minut.
Działaj jako koordynator projektu. Podsumuj te informacje o postępach dla raportu statusowego.
Wynik: To okazało się najmocniejszą stroną ChatGPT. Model przekształcił nieuporządkowane notatki w profesjonalne podsumowanie w kilka sekund. Autor określił to zadanie jako w 100% zautomatyzowane – co wcześniej zajmowało pół godziny, teraz zajmuje niecałe dwie minuty.
Test 4: Przygotowanie aktualizacji dla interesariuszy
Komunikacja z interesariuszami wymaga precyzyjnego, profesjonalnego języka, który buduje zaufanie i przekazuje istotę postępów.
Działaj jako asystent ds. komunikacji executiveskiej. Przekształć to podsumowanie w email aktualizacyjny dla interesariuszy. Limit: 150 słów.
Wynik: ChatGPT wygenerował wiadomość, która brzmiała pewnie i spokojnie, zawierała wszystkie kluczowe elementy i zwięźle podsumowywała postępy. Kolejne zadanie ocenione jako duży sukces – AI przejęło ciężar tworzenia komunikacji, pozwalając project managerowi skupić się na treści przekazu.
Test 5: Identyfikacja ryzyk projektowych
Przewidywanie potencjalnych problemów to kluczowa umiejętność skutecznego project managera.
Działaj jako konsultant ds. ryzyka projektowego. Wymień potencjalne ryzyka i strategie ich ograniczania dla mojego sześciotygodniowego wdrożenia platformy.
Wynik: ChatGPT szybko przygotował listę typowych ryzyk, takich jak rozszerzanie zakresu, niedobory zasobów, błędy techniczne i opóźnienia w zatwierdzeniach, wraz z podstawowymi strategiami zaradczymi. Ocena: przydatne, ale powierzchowne. Model nie jest w stanie uchwycić ludzkiego kontekstu – wypalenia kluczowego developera czy specyficznych preferencji interesariuszy.
Test 6: Tworzenie agendy spotkania
Dobrze przygotowana agenda to podstawa produktywnego spotkania.
Potrzebuję agendy 30-minutowego spotkania check-in projektu. Jesteśmy w trzecim tygodniu. Proszę o strukturę z szacunkami czasowymi.
Wynik: ChatGPT dostarczył czysty plan z sekcjami przeglądu postępów, identyfikacji przeszkód i kolejnych kroków, każda z oszacowanym czasem. Ocena: nie rewolucyjne, ale solidne. To właśnie te małe oszczędności czasu, kumulujące się w ciągu tygodnia, pokazują prawdziwą wartość AI jako asystenta.
Test 7: Budowanie szablonu cotygodniowego raportu statusowego
Stworzenie uniwersalnego, wielokrotnego użytku szablonu raportu może znacząco usprawnić cotygodniową pracę.
Działaj jako analityk projektowy. Stwórz szablon cotygodniowego raportu statusowego do wielokrotnego użytku. Sformatuj go jako wypełnialny schemat.
Wynik: Model niezwłocznie dostarczył logicznie ustrukturyzowany szablon z wszystkimi niezbędnymi sekcjami: status ogólny, kluczowe osiągnięcia, problemy/ryzyka i plan na kolejny tydzień. Ocena: wyraźny sukces. ChatGPT doskonale radzi sobie ze strukturyzowaniem i formatowaniem, dostarczając spójne narzędzia, które nie wymagają ciągłego reinventowania.
Jaki jest rzeczywisty procent automatyzacji?
Po tygodniu testowania odpowiedź jest jasna: czy ChatGPT może obsłużyć 99% zarządzania projektami? Zdecydowanie nie. Liczba ta jest mocno przesadzona i myli wykonywanie zadań z wykonywaniem pracy.
Gdzie ChatGPT wygrywa („Administracyjne 99%”)
ChatGPT jest fantastycznym asystentem w zadaniach strukturalnych, powtarzalnych i opartych na jasnym języku. Świetnie radzi sobie z:
• Przygotowywaniem wstępnych wersji briefów, raportów i emaili
• Podsumowywaniem nieuporządkowanych notatek w czyste aktualizacje
• Budowaniem logicznych struktur, szablonów i agend
• Wspomaganiem burzy mózgów dotyczącej ryzyk, zadań i tematów dyskusji
Jeśli chodzi o pracę administracyjną, konfigurację, formatowanie, wstępne szkice – tak, prawdopodobnie może obsłużyć 99% tego. To nie zastępuje project managera, ale uwalnia go, oczyszczając przestrzeń z „hałasu”, aby mógł skupić się na prawdziwej pracy.
Gdzie ChatGPT nie spełnia oczekiwań („Ludzki 1%”)
Twierdzenie o „99%” całkowicie pomija sedno zawodu. Ten 1%, którego AI nie może zastąpić, jest tak naprawdę najważniejszą częścią. To „ludzki 1%” stanowi o 99% prawdziwej wartości project managera.
Kontekst i niuanse: ChatGPT nie rozumie kultury Twojej firmy, osobliwości szefa ani prawdziwego „dlaczego” stojącego za projektem.
Zarządzanie interesariuszami: To największa luka. AI nie posiada inteligencji emocjonalnej. Nie odczyta napięcia w pokoju, nie zbuduje zaufania z nerwowym przełożonym.
Integracja w czasie rzeczywistym: ChatGPT nie jest podłączony do Twoich narzędzi. Nie zna rzeczywistego obciążenia zespołu w Asanie ani aktualnego budżetu w Excelu.
Odpowiedzialność: AI nie może ponosić odpowiedzialności. Nie podejmie zawsze właściwych decyzji w trudnych sytuacjach i nie będzie pociągnięta do odpowiedzialności, gdy coś pójdzie nie tak.
Ostateczny werdykt dotyczący ChatGPT w project management
Eksperyment zakończył się sukcesem, ale nie z powodu sensacyjnych nagłówków. ChatGPT nie wykonał za nas pracy project managera. Pokazał, jak wykonywać tę pracę lepiej. Cała idea „zastąpienia w 99%” to totalny mit. Prawda jest znacznie lepsza: nie chodzi o zastąpienie, ale o wzmocnienie.
ChatGPT nie chce Twojej pracy. Chce zająć się „zajęczą pracą”. Nie jest zautomatyzowanym project managerem; jest pierwszym naprawdę użytecznym asystentem projektowym. Opróżnia Twój talerz, zajmuje się szkicami, buduje szablony, porządkuje notatki. Zyskany czas możesz poświęcić na to, co naprawdę ma znaczenie – ludzką stronę pracy. Prowadzenie ludzi. Myślenie strategiczne. Budowanie zaufania. Rozwiązywanie problemów, które nie mieszczą się w promptach czy arkuszach kalkulacyjnych.
Nie bój się technologii. Naucz się jej. Używaj jej. Pozwól ChatGPT przygotować pierwszy szkic, a swoje dodatkowe godziny wykorzystaj na kontakt z zespołem, uspokojenie nerwowego klienta lub planowanie kolejnego dużego wyzwania. Tego AI nigdy nie zastąpi.
