5 promptów ChatGPT do automatyzacji i skalowania biznesu

Jak uwolnić się od mikromanagementu w firmie?

Twój biznes Cię pochłania. Rozpoczynając działalność, marzyłeś o wolności, ale spędzasz dni na gaszeniu pożarów, naprawianiu błędów i odpowiadaniu na niekończące się pytania. To firma kontroluje Twoje życie, a nie odwrotnie. Co gdybyś mógł odwrócić tę sytuację już jutro?

Poniższe prompty pomogą Ci przekształcić firmę dzięki systemom, które się skalują, zamieniając chaos w przewidywalny sukces i oddając Ci kontrolę nad własnym czasem. Skopiuj je do ChatGPT, dostosuj zawartość i utrzymuj to samo okno czatu, aby zachować kontekst rozmowy.

Zidentyfikuj co kradnie Twój czas i energię

Właściciele firm marnują cenne godziny na zadania, które powinni byli przestać wykonywać już miesiące temu. Przeskakują od problemu do problemu bez usuwania ich źródła. Poświęcają energię na mało wartościową pracę, która codziennie ich wyczerpuje. Zanim uwolnisz swój czas, musisz dokładnie wiedzieć, gdzie go tracisz. Liczby nie kłamią – trzeba wsłuchać się w dane.

Pomóż mi zidentyfikować zadania, które zabierają mi najwięcej czasu. Wymienię 10 czynności, które regularnie wykonuję w swojej firmie. Dla każdej z nich przeanalizuj: (1) czy wymaga moich unikalnych umiejętności, (2) ile zabiera mi czasu i energii, (3) jaki byłby wpływ na firmę po zautomatyzowaniu, (4) jak trudne byłoby stworzenie systemu do jej wykonywania. Następnie uszereguj te zadania od najwyższego do najniższego priorytetu systematyzacji, biorąc pod uwagę zarówno oszczędność czasu jak i tworzoną wartość. Stwórz szczegółowy plan systematyzacji 3 najważniejszych zadań.

Udokumentuj swoje idealne procesy

Systemy sprawiają, że wszystko staje się powtarzalne. Nikt nie kupi firmy, która potrzebuje swojego założyciela do podejmowania każdej decyzji. Twoja przyszłość zależy od przekształcenia swojej wiedzy w procesy, które każdy może realizować. Brak dokumentacji oznacza brak możliwości delegowania. Brak delegowania oznacza brak rozwoju. A brak rozwoju sprawia, że tkwisz w miejscu.

Potrzebuję udokumentować kluczowy proces biznesowy, który obecnie istnieje tylko w mojej głowie. Zadaj mi serię pytań o ten proces, skupiając się na: (1) dokładnych krokach od początku do końca, (2) punktach decyzyjnych i kryteriach, (3) typowych problemach i rozwiązaniach, (4) potrzebnych narzędziach i zasobach, (5) sposobach mierzenia sukcesu. Po zebraniu tych informacji, stwórz kompleksową, ale prostą procedurę operacyjną (SOP), którą nowy członek zespołu mógłby wykonać bez potrzeby zadawania mi pytań.

Stwórz listę „Tak, ale nie teraz”

Stare metody już nie działają. Musisz nieustannie szukać nowych rozwiązań. Nie oznacza to jednak rzucania się na każdy błyszczący pomysł. Przeciętni przedsiębiorcy chwytają każdą okazję, która pojawia się na ich drodze. Ich uwaga się rozprasza. Koncentracja słabnie. Nic nie zostaje zrobione porządnie. Ale Ty taki nie jesteś. Potrzebujesz systemu do zarządzania własną ambicją, zanim wykolei Twój postęp.

Potrzebuję systemu do zarządzania nowymi możliwościami bez rozpraszania się od obecnych priorytetów. Pomóż mi zaprojektować listę "Tak, ale nie teraz" do przechwytywania i oceny pomysłów. Stwórz: (1) zestaw kryteriów do szybkiej oceny nowych możliwości, (2) szablon do dokumentowania każdego pomysłu z wystarczającą ilością szczegółów, aby wrócić do niego później, (3) system punktowy do priorytetyzacji pomysłów z kolejki, (4) proces regularnego przeglądania tej listy bez zamieniania jej w kolejny obowiązek. Uwzględnij konkretne pytania, które powinienem zadać przy każdej nowej możliwości.

Zbuduj listę kontrolną jakości

Dostarczasz świetnej jakości produkty czy usługi. Ale nie za każdym razem. Ta niekonsekwencja kosztuje Cię klientów. Nie możesz przestać, dopóki nie znajdziesz tego, co działa. A gdy już znajdziesz – spraw, by działało za każdym razem. Twoi klienci oczekują doskonałości przy każdej interakcji, a prosta lista kontrolna jakości zapobiega błędom, zanim się pojawią. Chroń swoją reputację przed uszczerbkiem.

Stwórz listę kontrolną jakości dla [opisz swój główny produkt lub usługę]. Najpierw poproś mnie o wymienienie 5 najczęstszych problemów z jakością, jakich doświadczają moi klienci. Następnie opracuj kompleksowy proces kontroli jakości, który zawiera: (1) kluczowe punkty kontrolne w całym procesie, (2) konkretne standardy dla każdego punktu, (3) prosty system zdał/nie zdał, którego każdy może użyć, (4) kroki rozwiązywania typowych problemów, (5) pętlę feedbacku dla ciągłego doskonalenia. Lista kontrolna powinna być wystarczająco szczegółowa, aby wychwycić problemy, ale na tyle prosta, by używać jej codziennie.

Projektuj plan wyjścia od pierwszego dnia

Przestań tkwić w miejscu. Zacznij się skalować. Każda firma powinna działać tak, jakby miała zostać sprzedana jutro. Nawet jeśli sprzedaż nigdy Cię nie interesuje, systemy gotowe na wyjście budują firmę, która funkcjonuje bez Twojego ciągłego wkładu. Wolność oznacza biznes, który rośnie, podczas gdy Ty śpisz. Ale cały zespół musi być zaangażowany. Nie możesz zrobić tego sam.

Pomóż mi stworzyć 12-miesięczny plan uczynienia mojej firmy mniej zależnej ode mnie. Zacznij od pytań o obszary, w których obecnie jestem wąskim gardłem. Następnie opracuj szczegółową mapę drogową z celami kwartalnymi dla: (1) dokumentowania kluczowych procesów, (2) delegowania podstawowych obowiązków, (3) tworzenia ram decyzyjnych dla mojego zespołu, (4) ustanawiania metryk wydajności, które nie wymagają mojej oceny, (5) identyfikacji unikalnej wartości, na której powinienem się skupić, gdy te systemy będą działać.

Przekształć swoją firmę w maszynę wolności

Przestań wymyślać wymówki, dlaczego systemy nie zadziałają w Twoim biznesie. Zacznij od jednego systemu już dziś i zobacz, co możesz osiągnąć. Śledź, gdzie znika Twój czas. Dokumentuj swoje idealne procesy. Stwórz listę „Tak, ale nie teraz”. Zbuduj listy kontrolne jakości. Projektuj plan wyjścia od początku.

Twoje systemy stają się Twoim dziedzictwem, przekształcając Twoją wiedzę w coś, co przetrwa dłużej niż Ty. Każdy może odnieść wielki sukces. Musisz tylko konsekwentnie budować systemy, które działają nawet wtedy, gdy Ty tego nie robisz.

Źródło: Forbes